Die folgende Tabelle beschreibt die personenbezogenen Daten, die wir speichern. Es ist jeweils aufgeführt, warum wir sie speichern, wann sie gelöscht werden, und wer darauf Zugriff hat.
| Beschreibung der Daten | Zuordnung zu System | Zweck | Löschfrist | Zugriff durch Personengruppe |
|---|---|---|---|---|
| Technischer Absender, Technischer Empfänger, Message-ID, Größe. Explizit keine E-Mail-Inhalte | Logdaten der SMTP Mailserver + Anti-Spam Systeme | Schutz vor Angriffen, Schutz vor Spam, Nachprüfbarkeit ob eine E-Mail angenommen/verschickt wurde und welchen Weg sie genommen hat | 14 Tage | Systemadministratoren |
| IP-Adresse des Kunden beim Abruf von E-Mails | Logdaten der IMAP+POP3 Mailserver | Schutz vor Angriffen und unberechtigtem Zugriff | 14 Tage | Systemadministratoren |
| IP-Adresse des Kunden beim Abruf von Webseiten | Logdaten der Webserver | Schutz vor Angriffen und unberechtigtem Zugriff | 14 Tage | Systemadministratoren |
| IP-Adresse des Kunden bei der Nutzung der DAV Protokolle (CalDAV, CardDAV, WebDAV) | Logdaten der DAV Server | Schutz vor Angriffen und unberechtigtem Zugriff | 14 Tage | Systemadministratoren |
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E-Mail-Adresse1, Registrierungsdatum, Anrede*, Titel*, Vorname*, Nachname*, Straße*, PLZ*, Ort*, Land*, Handynummer* für Passwort-vergessen
Optional: Firmenname, alternative E-Mail-Adresse für Passwort-vergessen 1 ggf. abweichende Löschfrist, siehe unten * Bei FreeMail-Kunden optional in den Einstellungen hinterlegbar. |
Kundenverwaltung und Support-Adminoberfläche | Bei Premium-Kunden werden diese Daten für die Rechnungsstellung genutzt. Bei allen Kunden werden sie für den Telefon- und E-Mail-Support benötigt, um Hilfe zu leisten, Abrechnungsfragen zu beantworten, beim Passwort-Reset zu helfen etc. | 30 Tage nach Schliessung des E-Mail-Kontos | Systemadministratoren, Support |
| Vom Kunden angelegte E-Mail-Adresse(n) | Zugangs-/Login-Daten des Kunden | Vermeidung der Verwendung der E-Mail-Adresse durch einen neuen Inhaber nach Kündigung des Altinhaber zur Wahrung des Post-/TK-Geheimnisses | 5 Jahre nach Kündigung des E-Mail-Kontos | Systemadministratoren |
| Bankdaten, PayPal-Express ID | Abrechnungssystem | Bankdaten bzw. die PayPal-Express ID werden, je nach Wahl des Kunden, zur Bezahlung von Premium-Diensten verwendet. | 30 Tage nach Schließung des E-Mail-Kontos | Systemadministratoren, Support, Buchhaltung |
| Rechnungen als PDF Datei | Aufbewahrungspflicht laut Handels- und Steuerrecht | Aufbewahrungsfrist HGB (§ 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UStG) | 10 Jahre | Systemadministratoren, Support, Buchhaltung |
| Support-E-Mails der Kunden inkl. Inhalt | Kundensupport per E-Mail | Kundensupport per E-Mail, Einblick in und Beweisbarkeit der Historie mit dem Kunden, Absprachen bzgl. Verträge | 2 Jahre (gesetzl. Verjährungsansprüche) | Systemadministratoren, Programmierer, Support |
| IP-Adresse des Kunden beim Login in die verschiedenen Dienste (Webmailer, IMAP, POP3, SMTP, CalDAV, CardDAV, WebDAV, App) | Login-Historie des Kunden | Anzeige der Logins der letzten 7 Tage. Der Kunde kann selbst prüfen ob fremde Personen Zugriff hatten | 7 Tage | Systemadministratoren, Programmierer, Support |
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