« Tous les contacts », groupes système et groupes personnels
Un instrument important pour structurer et organiser votre carnet d'adresses est l'utilisation de groupes. Les groupes sont gérés et accessibles via
la partie gauche du carnet d'adresses, la zone de navigation. Il existe une distinction essentielle entre les groupes système
dans la zone supérieure et vos propres groupes définis par vous-même dans la zone inférieure. Un contact peut être attribué à plusieurs groupes, mais une seule fois
à un groupe spécifique.
Tous les contacts
La base de tous les groupes est votre liste globale de contacts « Tous les contacts ». Chaque contact que vous avez créé ou importé et chaque contact
inconnu que vous avez confirmé est listé sous « Tous les contacts ». Si vous supprimez un contact, il est retiré de « Tous les contacts ».
Un contact est toujours listé avec son nom d'affichage sous « Tous les contacts ». Comme le système traite une liste de diffusion comme un contact,
elle est également listée sous « Tous les contacts ».
Les groupes système « privé », « professionnel » et « liste de diffusion »
Les groupes système sont des groupes que vous ne pouvez pas supprimer. Si un contact remplit certains critères, il est automatiquement attribué
à un ou plusieurs groupes système. Par exemple, chaque contact ayant des données de contact privées enregistrées est automatiquement attribué au
groupe « Privé ». Si des données professionnelles ont été créées pour le contact, il est attribué au groupe « Professionnel ». Si des informations privées et
professionnelles sont enregistrées, le contact est attribué aux deux groupes. Si vous créez une liste de diffusion, elle est automatiquement
attribuée au groupe « Liste de diffusion ». Seules les listes de diffusion se trouvent dans ce groupe.
Le groupe système « contacts non confirmés »
Le groupe système « Contacts non confirmés » joue un rôle particulier. Aucun contact de « Tous les contacts » ne peut lui être attribué.
Aucun contact listé dans ce groupe n'apparaît dans « Tous les contacts » tant que vous ne le confirmez pas explicitement. Pour ce faire, sélectionnez un ou plusieurs
contacts non confirmés, déterminez pour chaque contact sélectionné s'il doit être privé ou professionnel et cliquez sur le bouton « Confirmer ».
Chaque contact confirmé est transféré dans le carnet d'adresses, c'est-à-dire dans « Tous les contacts », et retiré du
groupe « Contacts non confirmés ». Si vous utilisez deux fois la même adresse de destinataire lors de la rédaction d'un e-mail, mais qu'elle n'est attribuée à aucun
de vos contacts enregistrés dans le carnet d'adresses, cette adresse e-mail sera listée sous « Contacts non confirmés ». Cela permet de
garantir que cette adresse e-mail sera prise en compte dans la saisie semi-automatique à l'avenir, sans qu'elle doive nécessairement appartenir à
l'un de vos contacts.
Groupes personnels
Vous pouvez également créer vos propres groupes et y attribuer des contacts. Chaque groupe créé est également pris en compte par la
fonction de saisie semi-automatique. Cela peut être très utile si vous communiquez régulièrement avec un certain groupe de personnes. Ainsi,
vous n'avez pas besoin de saisir tous les contacts individuellement, mais il vous suffit d'entrer le nom du groupe et les contacts attribués sont automatiquement
insérés dans le formulaire de saisie de votre message de manière reconnaissable. Le système sélectionne automatiquement l'adresse e-mail par défaut
que vous avez spécifiée. Toutefois, si vous souhaitez utiliser pour un contact une adresse e-mail enregistrée différente de l'adresse standard,
vous pouvez la modifier directement dans le formulaire de saisie du nouveau message.
